Die Digitalisierung ist längst in den Unternehmen angekommen und setzt Veränderungen in Gang.

Nicht nur die Kommunikation im Unternehmen ändert sich. Zum papierlosen Büro gesellen sich Einsparungen bei Besprechungen, wenn Mitarbeiter nicht mehr extra anreisen müssen, sondern mittels Videotelefonie zugeschaltet werden. Es gibt einen massiven Einfluss auf die Kundenbeziehung, außerdem werden Unternehmen damit deutlich transparenter.

Die Beziehung zum Kunden verändert sich

Dank der Digitalisierung entwickeln sich zahlreiche Berührungspunkte zwischen Unternehmen und Kunden.

Ist dies der Firma bewusst, kann sie ihr Customer Touchpoint Management genau darauf ausrichten. Zudem intensiviert sich das Kundenerlebnis, denn der Kunde hat mehr Vergleichsmöglichkeiten und mehr Raum für positive bzw. negative Kritik. So müssen sich zahlreiche Unternehmen auf neue Herausforderungen in Sachen Customer Experience Management einstellen.

Auch der mögliche Wechsel zum Mitbewerb, der dank unzähliger Vergleichsportale immer einfacher wird, verändert die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden.

Hier liegt das Geheimnis und das Potential der Digitalisierung darin, proaktiven Kundenservice und ein stabiles After-Sales-Management aufzubauen und damit der Abwanderungsgefahr entgegen zu wirken.

Damit ist klar, wohin die Entwicklung von Marketingstrategien geht: Eine schlichte Website oder ein durchschnittlicher Online-Shop wird kaum mehr ausreichen.

Stattdessen kann eine Omni-Channel-Strategie hilfreich sein, die über möglichst viele Kanäle einheitlich zum Kauf des Produkts anregt.

Auf die richtigen Aufbewahrungsfristen achten

Neben der Bedeutung für den Umgang mit Kunden entwickelt sich dank der Digitalisierung eine neue Herausforderung in der richtigen Aufbewahrung für Unterlagen.

Grundsätzlich ist eine Aufbewahrungsfrist immer steuerrechtlich oder handelsrechtlich argumentiert.

Wer nach dem Handels- oder Steuerrecht ein Unternehmen führt, ist verpflichtet Aufzeichnungen und Bücher entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu erhalten. Ein nicht gerade unwichtiger Aspekt für deine Buchhaltung!

Einzelheiten dazu sind in der Abgabenordnung, kurz AO, geregelt. Weitere Regularien dazu finden sich im Handelsgesetzbuch sowie in der Gewerbeordnung. Eine Aufbewahrungsfrist kann sich auch nach der Umsatzhöhe oder dem Unternehmensgewinn ergeben.

Grundsätzlich gibt es entweder eine zehnjährig geltende Frist oder eine sechsjährige.

Unter erste fallen Bücher und Aufzeichnungen, aber auch Jahresabschlüsse und Inventare bzw. Lagerberichte bzw. Eröffnungsbilanzen sowie Buchungsbelege und Rechnungen.

Sechs Jahre müssen sämtliche Geschäftsbriefe und Handelsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen aufbewahrt werden.

Digitalisierung

Auf die Form der Aufbewahrung achten

Grundsätzlich gilt für die Form der Aufbewahrung, dass diese so zu erfolgen hat, dass die Unterlagen jederzeit einzusehen sind.

Also sollten sie eine gewisse Ordnung aufweisen: Die Buchhaltung sollte sauber und übersichtlich sein und sämtliche Unterlagen klar ersichtlich aufzeigen.

Das ist nicht nur für eine gelungene Buchhaltung selbst entscheidend, sondern sorgt auch für ein entspanntes Verhältnis zum Finanzamt.

Was die Form der Aufbewahrung betrifft, so gibt es zusätzlich einige gesetzliche Vorschriften, wobei am wichtigsten die einfache Lesbarkeit der Dokumente gewährleistet sein muss. Dies regelt § 14b Absatz 1 Satz 2 UStG, wonach Rechnungen zehn Jahre lang einwandfrei und einfach lesbar sein.

Damit ist klar, dass für solche, die auf Thermopapier ausgedruckt wurden, Kopien angefertigt werden müssen. Diese sind gemeinsam mit dem Original entsprechend aufzubewahren.

Richtige Aufbewahrung der Daten ist Pflicht

Grundsätzlich müssen sämtliche Jahresabschlüsse sowie die Eröffnungsbilanz eines Unternehmens im Original vorhanden sein.

Doch wie und wo aufbewahren? Einfach ins Regal stellen geht nicht, denn natürlich gibt es auch hier spezielle Vorschriften hinsichtlich des Einbruch- und Feuerschutzes.

Hier bieten sich entsprechende Aktenschränke an, wie sie bei KAISER+KRAFT zu finden sind. Es gibt sie in verschiedenen Größen und Designs (ich bin ja immer für einen kleinen Farbtupfer!). Sie sind sicher verschließbar – keine Chance für Einbrecher. Außerdem bieten sie wirklich mehr als genug Stauraum.

Meiner Meinung nach auch eine super Option fürs Homeoffice: So hast du einen Stauraum nur für deine Business-Papiere. Noch dazu kindersicher 😉 (Du glaubst ja nicht, welche Anziehungskraft „Mama Papier“ auf Kinder ausübt!!!)

Digital aufbewahrt werden können unter anderem sämtliche Rechnungen und Handels- bzw. Geschäftsbriefe. Dies regeln die §§ 14 und 14b UStG. Wurde eine Rechnung elektronisch übermittelt, so gilt, dass aufgrund eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ein verlässlicher Prüfpfad die Zusammenhänge zwischen erbrachter Leistung bzw. gekaufter Ware und Rechnung hergestellt wird.

Daten richtig löschen – so geht’s

Artikel 5 Absatz 1 lit. DSGVO regelt, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, so lange es legitime Zwecke für deren Verarbeitung bzw. Speicherung gibt.

Fallen diese weg, müssen sie gelöscht werden. Wie dies zu erfolgen hat, richtet sich nach dem individuellen Schutzbedarf der Daten.

Dabei spielt es keine Rolle, ob sie elektronisch oder nicht elektronisch aufbewahrt wurden. Sind Daten physisch vorhanden, müssen sie entsprechend in dafür geeigneten Maschinen zerkleinert werden. Dabei richtet sich die Zerkleinerungsstufe nach der DIN 66399. Wer über entsprechende Gerätschaften wie Aktenvernichter im Unternehmen verfügt, kann diesen dazu nutzen.

Zu beachten ist dabei die entsprechende Vorschrift der DSGVO, die besagt, dass sämtliche Papierakten von Hand zerkleinert bzw. vernichtet werden müssen. Viele setzen auf Aktenvernichter, die jedoch auf bestimmte Sicherheitsklassen ausgelegt sind. Während herkömmliche Modelle für Kleinbetriebe oft nur die Klassen eins oder zwei aufweisen und Mängel hinsichtlich des Papiereinzugs aufweisen, weisen gesetzeskonforme Aktenvernichter die Möglichkeit auf, die vernichteten Papiere nicht in Streifen, sondern in Partikel geschreddert werden. Damit ist sichergestellt, dass sie auf keinem Weg wieder hergestellt werden können.

Viele Unternehmen beauftragen jedoch darauf spezialisierte Firmen.

Damit geben sie die Verpflichtung der ordnungsgemäßen Vernichtung an diese weiter. Zu beachten ist dabei, dass diese Form der Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO durch einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag erfolgt. Eine entsprechend ordnungsgemäße Dokumentation der Vernichtung ist Pflicht.

Müssen digitale Daten vernichtet werden, ist darauf zu achten, dass die Löschung tatsächlich irreversibel erfolgt. Ein bloßes Zerbrechen von Discs oder Sticks ist nicht ausreichend, die Daten dürfen in keinster Weise rekonstruierbar sein. Damit ist ein effektives Überschreiben notwendig, dass die ursprünglichen Informationen nicht mehr lesbar werden lässt.

Trotz allem, wir müssen nicht verzweifeln!

Wenn du dich jetzt fragst: „Kann es noch komplizierter werden?“ – da bin ich ganz bei dir!

Ehrlich, so geht es mir auch. Irgendwie kann man doch glatt an den ganzen Vorschriften und Gesetzen verzweifeln… Zum Glück gibt es kleine und große Helfer.

Wie bahnst du dir deinen Weg durch das ganze Kuddelmuddel? Was sind deine Freunde und Helfer?

 

In freundlicher Zusammenarbeit mit KAISER+KRAFT

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