Wir Selbstständigen und Freiberufler agieren häufig auf uns allein gestellt und müssen in der beruflichen Praxis viele Dinge im Auge behalten.
Deshalb gibt es heute bei uns mal wieder um ein eher bürokratisches Thema.
Denn:
Zu unseren wichtigsten Aufgaben gehört das korrekte Stellen von Rechnungen für erbrachte Leistungen. Korrekt gestellte Rechnungen sind DIE Voraussetzung, um Honorare für die erbrachten Leistungen zu erhalten.
Gegenüber dem Finanzamt dienen sie dazu, unsere erzielten Einnahmen zu dokumentieren.
Um Komplikationen und böse Überraschungen zu vermeiden, ist es für uns kleine Unternehmen ratsam, sich mit der Thematik Rechnungsstellung auseinanderzusetzen. Im Idealfall schon vor Beginn der Geschäftstätigkeit…
Darauf musst du bei der Rechnungsstellung achten
Rechnungen unterliegen der in Deutschland festgelegten Frist für Dokumente und müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
Eine Übersicht über weitere Fristen findest du hier.
In formaler Hinsicht gilt es bei der Rechnungsstellung auf verschiedene Anforderungen zu achten.
So ist es unabdingbar, dass der Name und die Steuernummer (Steuernummer falls ohne Umsatzsteuer, Umsatzsteuer-ID falls mit Umsatzsteuer, auf keinen Fall aber deine Steuer-ID) des Rechnungsstellers aufgeführt sind. Der Name und die vollständige Adresse des Rechnungsempfängers müssen ebenfalls sichtbar sein.
Zudem muss jede Rechnung durch eine individuelle Rechnungsnummer gekennzeichnet sein. Die Nummerierung muss auf fortlaufende Weise erfolgen.
Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach erfolgter Leistung gestellt werden. Erfolgt die Rechnungsstellung zu einem späteren Zeitpunkt, gilt sie rein rechtlich als verjährt. Dann bleibt dir nichts anderes übrig, als auf ein Entgegenkommen des Rechnungsempfängers zu hoffen.
Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei dem Empfänger der Rechnung um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Um ein derartiges Szenario zu vermeiden, sollten Rechnungen möglichst zügig nach erbrachter Leistung gestellt werden.
Die Art der erbrachten Leistung muss auf der Rechnung korrekt und für Außenstehende verständlich aufgeführt werden.
Sofern möglich, sollte vom Rechnungssteller angegeben werden, wie viele Stunden für das Erbringen der Leistung aufgewendet wurden. Dementsprechend gibst du auch die für eine Arbeitsstunde angefallene Entlohnung an.
Besteht der Arbeitsprozess aus verschiedenen Leistungen für die unterschiedliche Löhne anfallen, so musst du diesen Sachverhalt bei der Rechnungsstellung transparent auflisten.
Je nach deinem Status (Gewerbe, Kleinunternehmer, Freiberufler) musst du noch die Umsatzsteuer angeben – oder eben nicht. Hier haben wir dir erklärt, wie du deinen „Status“ festlegst.
Ein bisschen Hilfe ist nicht verkehrt
Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, ist es wichtig, dass sie den aufgeführten formalen Vorgaben gerecht wird.
Das Stellen korrekter Rechnungen gehört für jeden Selbstständigen zu den absoluten Basics und sollte mit allen Details verinnerlicht werden.
Als Informationsquelle kann hierbei das Internet dienen. Ist meiner Meinung nach aber nicht immer ausreichend.
Zudem werden sowohl von öffentlichen als auch privaten Trägern Seminare angeboten, die auf alle Aspekte einer selbstständigen Tätigkeit intensiv vorbereiten.
Der Haufe Verlag bietet dafür zahlreiche Bücher, die einem helfen das Rechnungstellen zu verstehen und Fehler vermeiden. Du weißt ja, an manchen Dingen sollten wir Selbstständigen nicht sparen 😉 Zu viele Bücher kann man nicht lesen.
Wenn die Rechnungsstellung möglichst schnell und automatisiert erfolgen soll, bietet es sich auch an, eine unterstützende Software zu nutzen.
Eine derartige Software ist dazu in der Lage, die formalen Kriterien zu erkennen und bei der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.
Wie stellst du deine Rechnungen? Hattest du jemals Probleme mit dem Stellen deiner Rechnungen? Welche Software oder Fachliteratur kannst du uns empfehlen?
In freundlicher Zusammenarbeit mit Haufe.
