Wie sieht die Unternehmenskommunikation der Zukunft aus?

Viele Köche verderben den Brei – das heißt es meiner Meinung nach nicht ganz zu Unrecht. So ist es oft ein Problem, wenn man wie wir hauptsächlich online und ortsunabhängig arbeitet und deshalb auch online mit seinen Kollegen, Auftraggebern, Chefs kommuniziert.

Fehlende direkte Kommunikation sorgt oft dafür, dass man entweder Dinge vergisst oder voraussetzt, sie bereits gesagt zu haben. Dabei hat der andere keine Ahnung, legt los, am Ende alles für die Katz, weil er noch diese eine Information gebraucht hätte.

Zugegeben, das kann auch passieren, wenn man Nase an Nase arbeitet. Auch dann werden Dinge vergessen oder angenommen. Aber heute soll es ja allgemein um Unternehmenskommunikation der Zukunft gehen.

Wenn ich auf meine berufliche Vergangenheit zurückblicke (oder mir auch die Gegenwart anschaue), die nicht immer digital war, dann gab und gibt es alles von „Die interne Kommunikation läuft super“ bis „Die Kommunikation hier läuft echt beschissen und ich hab dermaßen die Schnauze voll“.

Manche Dinge, die mir schon passiert sind, sollten definitiv in keinem Unternehmen einen Teil der Kommunikationskultur ausmachen.

Neue rundum informieren

Kommt man als Neue in ein Team dazu, ist es völlig natürlich, dass man einen Bruchteil von dem weiß, was die anderen Teammitglieder schon wissen. Klar, man kann und will nicht alles fragen, um niemandem auf die Nerven zu fallen.

Die Lösung kann ein einfaches FAQ Dokument für Neue sein. Mit sämtlichen Informationen rund um alles, was man im Arbeitsalltag braucht.

Mir als Neuling hätte das an so mancher Stelle geholfen.

In meiner Zeit als Lehrerin beispielsweise erfuhr ich einmal einen Tag (!!!) vorher, dass ich am nächsten Abend einen Elternabend mit Präsentation halten müsse. Der sollte um 7 beginnen. Nur, dass das auch nicht gestimmt hat: Er fing um 18:30 an, ich kam immerhin pünktlich zum Beginn der Veranstaltung, aber natürlich war die Technik null bereit. Ich improvisierte, was mir meiner Meinung nach ziemlich souverän gelang.

Im Laufe der Woche überzogen mich dann Kollegen mit hämischen Kommentaren und mein Chef zitierte mich zu sich, um mir eins auf den Deckel zu geben.

Mir war zu diesem Zeitpunkt immer noch nicht klar, woher ich das alles hätte wissen sollen. Als ich ihn das fragte, bekam ich zur Antwort: „Das ist immer so.“ Ähhh… danke für nichts?!?

Fehlende Transparenz

Fehlende Transparenz betrifft nicht immer nur Neulinge im Team.

Es kann auch passieren, dass ich einen neuen Teil übernehme oder mit einem neuen Kunden zusammen arbeite. Ich erhalte meine Aufgaben, erfülle sie gewissenhaft. Am Ende stellt sich dann raus, dass ich Schritt 1 übersprungen habe – weil ich eben von Schritt eins nichts wusste.

Auch wenn dahinter sicher keine bösen Absichten stecken, ärgere ich mich: Unnötig Zeit verschenkt.

Hier finde ich es empfehlenswert, Arbeitsprozesse transparent zu gliedern. Man kann dafür Dokumente nutzen, à la „So gehst du vor, wenn du deinen Blogbeitrag für Unternehmen XY editierst“ oder Videos erstellen, die zeigen, wie dieser Prozess normalerweise abläuft.

Gerade für vielschichtige Vorgänge, die viel Technik und Klicks erfordern, empfehlen sich Videos.

Natürlich steckt hinter diesem Schritt jede Menge Organisation. Denn um das zu leisten, muss man erst einmal eine Übersicht über all das haben, was es im Unternehmen gibt und was es zu leisten gibt.

Da man das aber sowieso wissen sollte, finde ich das nicht tragisch. Es muss ja nicht eine arme Sau alleine alle Ressourcen erstellen…

Johanna findet es außerdem wichtig, direkte Ansprechpartner und damit auch klare Anweisungen zu haben. Auch eine lebendige Feedbackkultur wünscht sie sich in ihrem beruflichen Umfeld. Wo sie Recht hat…!

Meine liebsten Tools

Mit den richtigen Tools funktioniert es auch in einem großen Team, diese Ressourcen jedem zur Verfügung zu stellen.

Meine ersten, durchweg positiven Erfahrungen in einem großen Team machte ich mit GoogleDrive. GoogleDrive bietet viele verschiedene Funktionen, die die Organisation in großen Teams erleichtern:

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, ein Kalender, Emails und Erinnerungen an alle Teilnehmer.

Mir half es zum Beispiel enorm, einfach zu wissen, dass zu jedem Thema eine Handreichung im GoogleDrive liegt. Die man auch bei Gelegenheit aktualisieren durfte, die aber prinzipiell immer stimmte. Derjenige, der ein Dokument erstellte, war zugleich der Verantwortliche für diesen Bereich. So wusste ich auch immer, wer mein Ansprechpartner war und musste niemandem unnötig auf die Nerven gehen.

Ein anderes, wunderbares Tool ist Podio. In Podio kannst du dein Team in Workspaces organisieren und wiederum diese Workspaces gliedern. So kannst du Ressourcen (Videos, Anleitungen…) erstellen, daneben einen Content Planer, sämtliche Zugänge, die nötig sind und einfach alles. Sahnehäubchen obendrauf ist die Chat-Funktion, über die du auch telefonieren kannst. Neben den Aufgaben oder Einträgen kannst du direkt deine Kollegen und Auftraggeber anschreiben – sichtbar für alle.

Podio sorgt auch für hohe Transparenz im Arbeitsprozess selbst, denn es bietet die Möglichkeit, einen Status bei jeder Task einzustellen. So weiß dein Teamkollege, ob du mit Sache RT schon begonnen hast und er dir schon eine Frage dazu stellen kann.

Alles nur noch online?

Obwohl es super Tools gibt, um online ein Team zu organisieren, denke ich nicht, dass alles nur online ablaufen kann. Weder jetzt noch in Zukunft.

Manchmal hilft einfach nur das altmodische direkte Gespräch. „Direkt“ bedeutet in diesem Fall für mich auch „am Telefon“, in dem Sinne, dass man Fragen oder Probleme unmittelbar klärt und nicht darauf warten muss, bis der andere sich eingeloggt und meine Nachricht gesehen hat.

Mir fällt auf, dass auch meine Kunden gerne den direkten Kontakt haben. So lernen sie nicht nur meine Arbeitsweise, sondern auch mich besser kennen und schätzen. In einem Gespräch kann man auch einmal zusammen lachen. Man kann direkt sagen, wenn etwas nicht stimmt und das Stirnrunzeln des Gegenübers spricht auch Bände.

So läuft das bei den Superhelden

Johanna und ich pflegen tatsächlich einen wilden Mix: Wir schreiben Mails und nutzen GoogleDrive für gemeinsame Dokumente. Für unsere ToDos nutzen wir Trello.

Trello kann ich übrigens nicht zu 100% für die Arbeit in einem größeren Team empfehlen, weil unter anderem die Möglichkeiten in der Erstellung eines Content Planers oder von Ressourcen begrenzt sind.

Außerdem schreiben wir hin und wieder über WhatsApp – aber das ist dann eher privat. Und wenn Neues ansteht, verabreden wir uns und telefonieren. Manchmal auch ganz spontan.

Tatsächlich bin ich davon überzeugt, dass Transparenz der Schlüssel zur Unternehmenskommunikation der Zukunft ist.

So stellt sich gar nicht erst das Problem, dass Neue nicht wissen, wo sie was finden. Mit einfachen Tools kann man Transparenz in kleineren und größeren Unternehmen herstellen.

Wie läuft das bei dir bzw. in deinem Team? Welche positiven und negativen Erfahrungen mit interner Unternehmenskommunikation hast du schon gemacht?

Dieser Beitrag entstand im Rahmen der Blogparade „Wie sieht die interne Unternehmenskommunikation der Zukunft aus?“ von Miriam Engel.