Du möchtest dich selbstständig machen und hast alles gut durchgeplant? Der Businessplan steht und du bist bereit durchzustarten? Dann leg los! So habe ich es auch gemacht. Allerdings ist mir dann mit der Zeit aufgefallen, dass ich eins nicht so ganz mit eingeplant hatte: Der administrative Aufwand, den die Selbstständigkeit mit sich bringt. Damit auch du den administrativen Aufwand nicht unterschätzt, erzähle ich dir in diesem Beitrag, womit du rechnen musst.
Selbstständigkeit bedeutet administrativer Aufwand
Es geht schon damit los, dass du vor deiner Selbstständigkeit allen möglichen Papierkram erledigen musst, zu Ämtern rennen und eben alles organisieren musst. Das ist bereits eine administrative Herausforderung. Nachdem ich diese Hürden alle genommen hatte, dachte ich mir, dass ich mich nun voll und ganz auf meine selbstständige Arbeit konzentrieren konnte. Dem war aber nicht so, denn es ging weiter mit den administrativen Aufgaben. Im Vorfeld hätte ich nie gedacht, dass das so viel Aufwand bedeutet und somit auch Zeit frisst. Zeit, in der ich nicht meiner eigentlichen Arbeit nachgehen und Geld verdienen kann.
Aber was sind denn das für administrative Aufgaben?
Rechnungen schreiben
Um an dein Geld zu kommen, musst du Rechnungen schreiben. Es sei denn, du hast ein Geschäftsmodell, bei dem du Bareinnahmen hast. Jedenfalls beansprucht es Zeit, Rechnungen zu schreiben. Wenn du viele Rechnungen im Monat über kleine Beträge ausstellst, ist der Aufwand natürlich größer, als wenn du wenig Rechnungen mit hohen Beträgen schreibst.
Um deinen Aufwand zu minimieren, kannst du ein Rechnungsprogramm verwenden, wie zum Beispiel dieses hier*, so mache ich es auch. Wenn du hier einmal alles eingestellt hast, geht es schließlich ganz flott, eine Rechnung zu schreiben und zu verschicken.
Die Kommunikation mit den Kunden
Auch nicht zu unterschätzen ist die Kommunikation mit den Kunden, die den Aufträgen vorausgeht. Bevor du einen Auftrag an Land ziehen kannst, musst du oft mehrere E-Mails an die Kunden schreiben, mit ihnen telefonieren oder sie sogar persönlich treffen. Das beansprucht Zeit, in der du nicht arbeiten kannst. Vielleicht entstehen dir dadurch sogar Ausgaben.
Bestellungen durchführen
Wenn du ein Business hast, für das du Rohstoffe oder Waren brauchst, musst du immer ein Auge auf deine Bestände haben und rechtzeitig Bestellungen durchführen, um Nachschub zu bekommen.
Die Buchhaltung
Je nachdem, ob du Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig bist, viele kleine Posten als Einnahmen und Ausgaben hast oder nur wenige Posten zu verbuchen hast, fällt die Buchhaltung mehr oder weniger umfangreich aus. Noch komplizierter wird es, wenn du Mitarbeiter hast und Gehälter zahlen musst. Jedenfalls ist sie ein nicht zu unterschätzender administrativer Aufwand.
Minimieren kannst du den Aufwand, indem du einen Buchhalter bzw. einen Steuerberater damit beauftragst. Eine große Hilfe sind auch Buchhaltungsprogramme bzw. Rechnungsprogramme, wie zum Beispiel Lexware*, über die du auch die Buchhaltung abwickeln kannst.
Die Steuererklärung und die Umsatzsteuervoranmeldung
Ein weiterer haarsträubender Punkt ist der administrative Aufwand, der einem das Finanzamt beschert. Wenn du Kleinunternehmer bist, musst du einmal im Jahr die Steuererklärung machen. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du zusätzlich monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen. Je nachdem, ob du Kunden im europäischen Ausland hast oder nicht, ist das mehr oder weniger umfangreich.
Hilfe bekommst du vom Steuerberater, falls du dir das nicht alleine zutraust. Auch Onlineanbieter für die Steuererklärung sind eine Option, um den Aufwand zu reduzieren, wie z.B. Smartsteuer*.
Den Administrativen Aufwand ausgleichen
Nachdem du dir im Klaren darüber geworden bist, was für ein administrativer Aufwand in etwa auf dich zukommt, solltest du dir Gedanken darüber machen, wie du diesen minimieren und ausgleichen kannst.
Minimieren kannst du ihn mit verschiedenen Programmen, wie Rechnungsprogrammen, Buchhaltungsprogrammen, Warenwirtschaftssystemen, Steuerapps etc. Oder indem du professionelle Hilfe in Form eines Buchhalters oder eines Steuerberaters in Anspruch nimmst. Das alles ist aber natürlich auch mit Kosten verbunden.
Aber selbst wenn du alles alleine machst und keine Ausgaben hat, so kannst du durch die verlorene Zeit, die die administrativen Aufgaben in Anspruch nehmen, kein Geld verdienen. Deshalb ist es wichtig, dass du den generellen administrativen Aufwand in dein Honorar, deine Marge etc. mit einberechnest. So kannst du Aufwand ausgleichen und bekommst alles unter einen Hut – das Geldverdienen und alles was drumherum noch für Arbeit anfällt.
Kennst du das auch, dass die administrativen Aufgaben viel Zeit wegnehmen? Und wie managst du das?
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